Visio et audioconférences : place au «phygital», entre présentiel et distanciel

Une étude Speechi / IFOP confirme la généralisation de la visioconférence en France : 56 % des réunions, en 2023, ont eu lieu à distance. On apprend également que 74 % des cadres apprécient ce mode de réunion. Et pour plus de 80 % des personnes interrogées, la visioconférence a amélioré leur satisfaction professionnelle et leur productivité pour deux raisons : gain de temps et efficacité accrue des réunions.

Pourtant, l’utilisation intensive de la visioconférence a ses revers : «Surcharge cognitive», stress ou fatigue dus au fait de rester concentré longtemps devant un écran. En outre, la visioconférence ne supprime pas nécessairement le sentiment d’isolement des collaborateurs travaillant continuellement ou très souvent à distance.

Les vertus du «phygital»

Bon nombre d’améliorations peuvent être apportées. En particulier, le fait de faciliter les réunions «mixtes» (où une partie des participants sont physiquement présents autour d’une table et d’autres à distance).

Des universitaires ont inventé le terme «phygital», combinaison du «présentiel» et du «distanciel», soutenu par diverses solutions digitales. Car dans l’absolu, il ne s’agit pas seulement de «faire causer des personnes ensemble» ou de donner la parole à un responsable, fût-il le maître ou le chef délivrant un savoir et des messages… L’univers de l’enseignement a ajouté des éléments, afin de soutenir la dimension pédagogique d’échanges interactifs, permettant de délivrer efficacement des contenus tout en maintenant l’attention de l’auditoire, en l’impliquant et en suivant sa réactivité, son «feedback».

Il convient de distinguer le type de réunion : visio ou audioconférence, web-séminaire, cours à distance. Mais il est toujours possible d’ajouter un tableau blanc interactif à écran tactile, ou une tablette pour gérer l’ensemble (cf. la Poly TC8, etc).

Réunions hybrides

L’entreprise ou l’organisation doit permettre que toute réunion interne puisse être élargie au personnel en télétravail ou en déplacement. Cette ouverture est grandement facilitée par des technologies récentes. Il suffit de disposer d’une salle plutôt en longueur, avec table de réunion où poser plusieurs microphones et au bout de laquelle s’installe un grand écran. La caméra vidéo, grand-angle, est intégrée à une barre son (cf. Clickshare de Barco ou Jabra, Logitech, etc…). Avec le «sans fil» et le wifi, la connectique tend à être minimaliste.

Il reste à basculer en mode multi-écrans un poste de travail supportant une application de visio, qui fera le reste : Cisco Webex, Google Meet, Goto Meeting, Microsoft Teams, Zoom ou encore, en ‘open source’ BlueJeans Meetings ou Jitsi…

L’investissement peut démarrer à 1 500 € et jusqu’à 15 000 € pour une grande salle de visioconférence (15 à 20 personnes) avec haut-parleurs hifi, etc. Car il existe des solutions sophistiquées qui, entre autres fonctionnalités, orientent automatiquement la caméra vers la personne qui prend la parole ; ou encore, la « spatialisation audio » , qui permet de percevoir où se situe la personne qui s’exprime.

Les « huddle rooms »

Parmi les solutions «clés en main», flexibles et relativement économiques (1 000 à 3 000 €), mentionnons les ‘huddle rooms’ (‘huddle’ désigne ces brefs conciliabules dans les matchs de football américain). Ce sont des configurations pré-paramétrées pour deux à six personnes. Si elles s’installent facilement avec des connexions souvent sans fil, mieux vaut solliciter un installateur ou un connaisseur, ne serait-ce que pour sécuriser l’installation et apprendre toutes les fonctionnalités possibles. D’une manière générale, l’audio doit primer sur l’image, donc avec des micros et des haut-parleurs de qualité, avec fonctions d’égalisation automatique, suppression des bruits de fond, etc.